アスペルガー社会人のBlog

書類チェックのコツはありませんか

「上司から意味不明な指示があった時の対応4」
コメント有難うございました。
良かったことを良いと言って頂けると、自信につながります。
本当にありがとうございます。

ところで、自分は他者に作成頂いた書類のチェックが大変苦手です。
今日も、記録書の記入漏れをお客様に指摘されてしまいました。

自分にはADHD的注意欠陥な性質があり、
幼い頃から簡単な四則演算のミス、英語の三単現S付け忘れは日常茶飯事でした。
当時は努力不足と言われ続け、精神的に参った覚えがあります。

今はミスの原因が分かったわけですが、
だからと言って仕事上の書類にミスが許されるわけではありません。
今まではチェックされる立場にいたので大問題にはなりませんでしたが、
最近自分がチェックする側に回らなければならなくなり、
自分のミスはお客様まで行ってしまう大変怖い状況になっています。

今日は一日書類チェックが溜まっていたので、
以前処方して頂いていたリタリンを飲んでチェックしていたのですが、
リタリンも底をつきかけています。
ディスプレイ上でのチェックだとミスしやすいと聞いたので、
今日は全ての書類を紙に出してチェックしていたのですが、
紙が膨大な量になってしまいました。

書類チェックを早く正確に行うコツをどうか教えて頂けないでしょうか。
プログラムはミスすると異常終了してくれますが、
書類はミスしても何も言わないので大変辛いです。
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by abcde354 | 2011-03-10 00:17 | 社会適応 | Trackback | Comments(8)
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Commented at 2011-03-10 02:47 x
ブログの持ち主だけに見える非公開コメントです。
Commented by かとうママ at 2011-03-10 09:14 x
LD(学習障害)の本に、いろいろ工夫が載っているようですので、仕事上にもその工夫を取り入れられると、スムーズかも、と思います。

わたしの場合は、明朝体の文字がよみづらく、ゴシック体が読みやすいです。
紙の質も、光沢のある白では読みづらく、アイボリーがかった白の方が読み取りやすい。文字が大きすぎても かえって読みづらく、びっちり文字がくっついていると読みとりが困難、など、ぱっと見てわかりにくいものは、やはり集中しづらいです。

仕事上の書類は文字・数字が多いと思いますので、数行ごとに余白をあける(とうふさんのブログのように)と、チェックが し易いと思います。
周りの音(人の話し声、笑い声、日常音)のせいで、チェックに集中できない場合は、耳栓やイヤーマフ使用を許可してもらう、など、仕事の効率を上げるために、ご自分に合った方法を探して、上司のかたの理解と許可をいただく、のも必要かと思います。

書類は形式がきまっているでしょうから、その形式でしかチェックできず やはりミスがでてしまう、ということでしたら、チェックの得意なかたに仕事としてチェックをお願いする、のも、ひとつの解決策かな、と思います。
Commented at 2011-03-10 19:38 x
ブログの持ち主だけに見える非公開コメントです。
Commented by こしゅこまま at 2011-03-10 19:43 x
「自己分析・小学生」にある過去記事も拝読しましたが、とうふさんのケアレスミスは、必要な思考力からすると極めて簡単なはずの(そしてお好きではない)作業に、ほぼ限定で生じる特徴がありませんか?「これはなかなか難しいぞ!」と感じる作業では、むしろミスをすることが少ないのではないでしょうか?
だとすると、ADHD的注意欠陥が原因と考えるのは妥当ではないかもしれません。ADHDを抱えているならば、思考力を要する難しい作業こそ、ミスをするどころか完遂できない恐れさえあります。日頃の記事から伺えるとうふさんのご様子と全く違うのでは、と思います。
極めて簡単な作業のはずなのに、自分が関心を持てないとケアレスミスをする、というのは(毎度、ワンパターンで恐縮ですが)ウチの娘の特徴です。他人or過去の自分が書いたものを読んでいるだけでは、思考力のスイッチがちゃんとONにならない→『強制的に』連想を展開させることができない→客観視できない=見直しができない→ケアレスミスにつながるのかなぁ、と考察しています。
Commented by こしゅこまま at 2011-03-10 19:44 x
(続きです)で、対策としては状況に応じ、
・『必ず間違いがあるはず』と前提して、気合を入れる(^^;;
・音読することで、耳からも刺激を入れる
・傍線などのしるしを入れることで、目からの刺激を強化する
といったところでしょうか。でも、今でも滅多に満点は取れません。まるで呪いがかかってるみたいに、つまらない所で一問だけ間違えてきます。
とうふさんの場合は、感覚過敏をお持ちでなければ、
・読み上げソフトで聞きながら(適宜イアフォン使ってくださいね)
・ワードの「蛍光ペン」でハイライトしながら(これなら後で消去できますし)
刺激を強化する、というのはいかがでしょう?でも、きっとくたびれるのは避けられませんね、、、
Commented by putit-putit at 2011-03-11 01:41 x
部下は、日々まさに同じ状態です。参考になればと良いのですが。
モニターではなく紙でのチェックはとてもよいと思います。
部下を見ていて、1つ重要と感じたのは、「早く終わらせる」を優先順位から捨てさることです。
いつの間にか無意識に、ミス発見より、早く終えるが優先順位の上になるのです。
凄く些細な事のようですが、慌てた精神状態ではミスは決して発見できません。
この仕事はノーミスに仕上げないと、いくら早くても意味をなさない仕事です。
申請書など期日があり、間に合わなそうならば、できないかもという旨を
伝えるのも一つなのです。
会社は期日に出来ないことは、できなそうだといわれるより重大な問題なのです。
上司が仕事を渡す場合、やって欲しい仕事、やれる{だろう}仕事を渡しているので、できない時があっても良いのです。
部下もとても頑張りやなのですが、義務を果たそうとギリギリまで頑張るあまり、
無理かもという報告のタイミングが遅すぎるのを感じます。
かなり抱えてられるみたいなので、優先順位を上司に確認して、判断してもらうと、
急がなければ、という慌てる精神的ストレスはなくなります。
Commented by putit-putit at 2011-03-11 01:47 x
続きです。
チェックは集中力のいる仕事なので、多すぎて、急ぐのは、正直かなりムリなのです。
直接の答えではないように思われるかもしれませんが、そういう考え方もビジネスでは重要です。
それとは別に、文章場合は、①「空欄、誤字、脱字」のみのチェック、
②文章の内容のチェックと分けるほうが良いと思います。
文章などの内容不具合との入力ミスは、発見のポイントが違います。
まず確実にしなければいけないのは、空欄・誤字・脱字です。
文章の内容は、内容が正しいかの前に、読みやすくするとよいと思います。
改行が不適切、長すぎる文章、句読点のない文章は、チェックするのが困難です。
私が見ている限り、とうふさんの文章は、ビジネスで成り立つ立派な花丸の文章です。
ミスを発見できないという、客観性の能力の部分の心配は全くないはずなのです。
チェックは集中力と客観性が肝なので、そうなると、他に気が散ること、
今回は、量、時間を整理して、心穏やかにチェックを作り出すことがまず、
最重要なのではと思います
Commented by putit-putit at 2011-03-11 02:24 x
すみません。心穏やかにチェックできる状態・環境を作りだすことの間違いです。
長くなりますが、
量が多すぎるチェックを、ノーミスで、なるべく早くというのは、
例えるなら九州から北海道まで、無事故で、なるべく早く運転しろというような事です。
急ぐことはむしろ、事故で到着できないという事態を招きやすいと想像できます。
この状況では、どんな優秀ドライバーでも限界があります。
無事故(ノーミス)で北海道まで運転すること(大量のチェック)だけで相当困難です。
そうなると、ドライバーを2人にして交代する、タイムロスでも、休憩や仮眠をいれる等
技能的なことより、集中力を切らさない適度な時間配分、代えの運転手の手配が重要です。
どうしたらなるべく早く無事故で運転できるか、ではなく、無事につくことを重要視するべきです。この場合、代えのドライバーの手配(相談すること)は、任務遂行のための
重要な仕事となります。与えられた仕事をこなすという事は、自分でやるという方法だけではなく、適切な判断することが含まれる時もあると思います。
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成人アスペルガー症候群当事者とうふ(2006年確定診断済)が綴る、アスペルガー的社会人生活。
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